آداب شرکت در جلسه آنلاین
درحالی‌که ارتباطات آنلاین و مجازی تبدیل به بخشی ثابت از کار بسیاری از افراد شده است، بسیاری از ما هنوز آداب جلسه آنلاین را نمی‌دانیم. این در حالی است که هر فرهنگ کاری و سازمانی، اصول و ارزش‌هایی دارد که درصورت بی‌توجهی به آن‌ها، برند، ارتباطات، اعتبار کاری و فردی، بازدهی مالی افراد و کسب‌وکارها آسیب می‌بیند. شاید به همین دلیل است که پس از جلسات استخدامی، تماسی با شما گرفته نشده یا همکاران‌تان پس از هر بار جلسه، دیگر تمایلی به جلسات آتی ندارند.
در این مقاله، مهم‌ترین آداب و اصول جلسه آنلاین یا به اصطلاح اتیکت‌های آن را معرفی می‌کنیم. با ما همراه شده و از بروز سوءتفاهم‌های ناخواسته در جلسات آنلاین‌تان خودداری کنید.
برای جلسه آنلاین لباس مناسب بپوشید
یکی از ناگوارترین اتفاقاتی که می‌تواند در یک جلسه آنلاین رخ دهد، این است که افراد سهوا با لباس خانگی‌شان در جلسه شرکت کنند. البته مسلما همه، لباس مناسبی برای بالاتنه و سروگردن‌شان انتخاب می‌کنند، اما برخی با این تصور که پاهایشان در جلسه معلوم نیست، با همان پوشش خانه در جلسه حاضر می‌شوند. این در حالی است که اتفاقات مختلفی مانند افتادن دوربین، برخاستن از جلوی دوربین به اهداف مختلف و غیره می‌توانند به‌کلی وجهه‌ی کاری و حرفه‌ای شما را خراب کنند.
علاوه بر رعایت آداب جلسه آنلاین ، انتخاب لباس مناسب در روحیه‌ی خود شما نیز تاثیرگذار است. با حضور رسمی در جلسه، حال‌وهوای ذهن شما نیز رسمی و کاری می‌شود. متخصصان حوزه‌ی روابط کار، معتقد هستند که لباس مناسب حتی در ادبیات و لحن شما نیز اثرگذار است.
مطالعه پیش نیازهای شرکت در جلسه
یکی از مهم‌ترین آداب جلسه آنلاین برای شرکت‌کنندگان، مطالعه‌ی فایل‌های پیش‌نیاز حضور در جلسه، مانند دستور جلسه است. به‌این‌ترتیب از برنامه‌ی زمانی و محتوایی جلسه آگاه شده و از طرح موضوعات بی‌ربط و نابجا خودداری خواهید کرد.
به جز فایل دستور جلسه، ممکن است از شما خواسته شود که پیش از برگزاری جلسه آنلاین در مورد موضوعی خاص تحقیق کنید. درخواست مطالعه‌ی فایل های متنی پیش از جلسه و طرح سوالات احتمالی درخصوص آن‌ها نیز معمول و مرسوم است. عدم توجه به این موضوع می‌تواند نشانه‌ای از بی علاقگی، اخلاق غیرحرفه‌ای کاری یا حتی کوچک انگاشتن اهمیت جلسه تلقی شود.
توجه به ملاحظات تکنیکی جلسه آنلاین
از دیگر اصول جلسه آنلاین توجه به اقدامات تکنیکی است که پیش از جلسه باید انجام دهید. مهم‌ترین این اقدامات، دانلود و نصب نرم‌افزار شرکت در جلسه، درصورت لزوم است. بسیاری از نرم‌افزارها تحت وب هستند و نیازی به نصب و دانلود ندارند. برای شرکت در جلسه از طریق آن‌ها کافی است که بر روی لینک دعوت ارسال‌شده از سوی برگزارکننده کلیک کرده و منتظر پذیرش درخواست‌تان از سوی او بمانید.
اگر برگزارکننده‌ی جلسه هستید، توصیه می‌شود از چنین پلتفرم‌هایی استفاده کرده و دردسرهای شرکت در جلسه را برای مخاطبان خود کاهش دهید. سامانه الوکام یکی پلتفرم‌های ایرانی حرفه‌ای مخصوص برگزاری جلسه آنلاین است. این پلتفرم، ضمن برخورداری از محیط کاملا فارسی و رابط کاربری جذاب، امکانات متعدد مدیریتی مانند بارگذاری و پخش فایل، حضوروغیاب و برگزاری نظرسنجی را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد.
در برخی جلسات نیز لازم است که با نرم‌افزاری خاص کار کنید. پیش از جلسه باید حتما نرم‌افزار موردنظر را نصب کرده باشید. همچنین توصیه می‌شود تا جای ممکن با کیفیت بالای صدا و تصویر در جلسات آنلاین خود شرکت کنید. به‌ویژه در جلسات مهم کاری با اهداف اقتصادی و همکاری با سازمان‌ها و افراد دیگر، رعایت این موضوع می‌تواند نشانه‌ای از محیط حرفه‌ای کاری شما تلقی شود.
از دیگر آداب جلسه آنلاین در این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• اطمینان از سرعت و کیفیت اینترنت و حجم باقی‌مانده‌ی آن
• اطمینان از عملکرد مناسب سخت‌افزارها مانند مودم، دستگاه‌های ارتباطی، دوربین، هدست‌ها و غیره به‌ویژه شارژ کافی باتری آن‌ها
• تنظیم درست دوربین یا صفحه‌نمایش
• بستن برنامه‌ها و تب‌های غیرضروری مرورگر اینترنت
توجه به وضعیت اطراف
نور و رنگ اطرافتان نه‌تنها بر روحیه و تمرکز حواس خودتان؛ بلکه بر مخاطبان شما نیز اثرگذار است. مطمئن شوید که نور اطرافتان کافی و یکنواخت است. لامپ‌ها و مهتابی‌های نقطه‌ای می‌توانند یک قسمت از تصویر شما را به‌شدت روشن کنند. پیش از جلسه، ویدئویی از خود ضبط کرده و کیفیت نور آن را بسنجید.
اگر نور اطرافتان به هر دلیل پایین بوده و قابلیت تقویت ندارد، بهتر است در محیطی بنشینید که رنگ غالب اطراف آن، روشن است. همچنین از نشستن در محیط‌های بسیار شلوغ با رنگ‌های بسیار زیاد پرهیز کنید. سعی کنید نظم مناسبی به اطرافتان بدهید. بسیاری از افراد از کتابخانه به‌عنوان بکگراند خود استفاده می‌کنند که انتخاب خوبی است؛ به شرط آنکه، منظم و مرتب باشد.
ماهیت جلسه، موضوع و هویت کاری افراد شرکت‌کننده در آن نیز در دکوراسیون محیط اطراف شما تاثیرگذار است. به‌عنوان‌مثال در جلسات دوستانه‌ی استارت‌آپ تازه‌تان می‌توانید محیط به اصطلاح خودمانی‌تری در اطرافتان داشته باشید. همچنین به‌طور‌کلی جلسات را در محیط‌هایی با آلودگی صوتی اندک و به دور از افراد دیگر یا حیوان خانگی‌تان برگزار کنید.
مدیریت میکروفون و دوربین در طول جلسه
یکی از مهم‌ترین آداب جلسه آنلاین مدیریت صدا و تصویر خودتان است. در بسیاری از جلسات برای مدت طولانی نوبت به شما برای صحبت‌کردن نمی‌رسد. در این مواقع لازم است که حتما میکروفون خود را قطع کنید تا از انتشار صدا و نویز اطرافتان در جلسه جلوگیری شود. قطع تصویر نیز در برخی جلسات امکان‌پذیر بوده و سبب کاهش مصرف اینترنت نیز می‌شود. بااین‌حال، بهتر است تاجایممکن به‌صورت تصویری در جلسه شرکت داشته باشید تا حالت زنده و فعال جلسه از بین نرود.
دیگر آداب جلسه آنلاین
از دیگر اصول جلسه آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• هنگام صحبت‌کردن خود و دیگران تاجایممکن به دوربین نگاه کنید
• مراقب زمان تعیین‌شده برای خودتان باشید
• دستانتان از کیبورد دور نگه دارید
• در صحبت دیگران خلل وارد نکنید
• اگر برگزارکننده هستید در ابتدای جلسه، افراد را معرفی کنید
• در طول جلسه متمرکز بوده و به‌دقت به دیگران گوش دهید
سخن آخر
اطلاع از آداب جلسه آنلاین می‌تواند بازدهی این جلسات را برای شما به‌عنوان میزبان یا مهمان، افزایش دهد. انتخاب لباس مناسب، آمادگی فنی و نرم‌افزاری برای شرکت در جلسه، فراهم کردن دکوراسیون مناسب و مدیریت صدا و تصویر از مهم‌ترین اصول جلسه آنلاین هستند.
